Все о кадровом деле. Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство с нуля

Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью общего документооборота в любой компании. Назначение документооборота – фиксировать и вести упорядоченный учет деятельности, как хозяйственной, так и всех остальных.

Таким образом, правильное и грамотное ведение документооборота позволяет не только

  • регулировать процессы, происходящие внутри компании,
  • вовремя отслеживать проблемные места,
  • находить неиспользованные резервы,
  • но и грамотно доносить экономические и внутрисистемные процессы до органов ревизии, работа которых, в первую очередь, и направлена на проверку документации.

Ревизиями кадрового делопроизводства занимается ГИТ (Государственная инспекция труда), в полномочия которой входит контроль правильности исполнения статей Трудового Кодекса РФ.

На основании этого, создается комиссия, которая приходит на предприятие с проверкой факта недовольства.

В первую очередь, проверке комиссии будет подвергнута вся кадровая документация и, если обнаружатся недочеты в ее ведении, у предприятия могут возникнуть сложности, вплоть до судебного разбирательства.

Чтобы максимально обезопасить себя в части ошибок, нужно очень внимательно отнестись к составлению пакета документов кадрового делопроизводства еще на нулевом цикле.

Документы, которые разрабатываются одновременно с открытием компании


Существует перечень документов, которые необходимо разработать и ввести в действие с первого дня работы.

Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации.

Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия.

Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно.

Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике.

Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству.

Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры.


Как определить признаки банкротства у предприятия?
Аутсорсинг – функции, услуги, примеры.

В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:

  1. внутренний трудовой распорядок,
  2. структура предприятия
  3. штатное расписание.

Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату.

Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности.

На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники.

Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг.

Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает

  • общее количество подразделений и филиалов фирмы,
  • их состав,
  • должности и количество специалистов, задействованных в работе.

Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В нем отражается

  • приказ, на основании которого создано штатное расписание,
  • период действия (как правило – год),
  • структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
  • количество штатных единиц, заложенных в должность,
  • оклады, надбавки,
  • суммарные численность и заработная плата.


Как происходит регистрация ООО?
Как оформляется трудовой договор?

На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет

  • цели и принципы формирования оплаты труда,
  • порядок расчета,
  • критерии и процедуру оценки труда.

Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников.

При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений.
Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении.

Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения.

Пример: Положение о бухгалтерии.

Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела.

График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов.

Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа.

Читать еще:  Ограничения по выезду за рубеж. Списки и категории должников, кому запрещён выезд за границу

Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется

  • в виде таблицы, которая делится по организационному признаку и по степени принадлежности документов к различным отделам организации,
  • отдельным столбцом указываются номера дел и сроки их хранения.

В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.

Журналы по кадровому делопроизводству

За последние годы, повсеместно вводится электронный документооборот,

но журналы остаются неизменными составляющими документов по кадровому делопроизводству.

Как обязательные, нужно отметить:

  1. Журнал регистрации приказов по личному составу;
  2. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений;
  3. Журнал регистрации приказов на отпуск;
  4. Журнал регистрации отпусков;
  5. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Прием на работу сотрудника


Перед тем, как объявлять о вакантных должностях, нужно определиться с обязанностями, которые будут возложены на принимаемых сотрудников.

Название должности, количество штатных единиц и должностной оклад уже определены в вышеперечисленных документах.

Остается подробно прописать функции, обязанности и права по каждой конкретной единице.

Эта информация отражается в должностной инструкции, которую сотрудник подписывает при приеме на работу.

Для выполнения требований, обозначенных в этом документе, работодатель и будет искать специалиста.

Причина конфликтных ситуаций между работодателем и сотрудником, зачастую, кроется в несоответствии взаимных требований.

Должностная инструкция регламентирует спектр деятельности и меру ответственности и позволяет четко проставить рамки предлагаемой должности.

Только грамотный в бухгалтерской сфере специалист в состоянии отследить все подводные камни такого документа.

Сейчас существует масса обучающих центров, где за предельно короткие сроки профессиональные преподаватели донесут тонкости профессии до любого заинтересованного слушателя.

Такие статьи тоже могут быть учтены и в должностной инструкции и, непосредственно, в трудовом договоре.

Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения сотрудника и администрации, он имеет юридическую силу и должен быть подготовлен максимально грамотно и в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

В этом документе прописываются такие основные положения, как:

  • должность,
  • дата приема,
  • место работы,
  • степень занятости,
  • заработная плата и условия ее получения (дата, место),
  • основания для материальной ответственности, или укороченного рабочего времени,
  • подчиненность,
  • перечисляются основные трудовые обязанности, или указывается ссылка на должностную инструкцию,
  • указываются реквизиты и паспортные данные сторон.


Посмотреть образец заполнения штатного расписания.
Как заполнить трудовую книжку: правила и инструкции.
График отпусков – форма Т7, читай подробно здесь: https://buhguru.com/buhgalteria/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpusk.html

При необходимости, как приложение, может быть график сменности поквартально, или на год.

Заполняется Личная карточка формы Унифицированная форма № Т-2, в которую вносятся основные данные о принимаемом лице.

Пишется собственноручное заявление о приеме на работу и подписывается Приказ о приеме – Унифицированная форма № Т-1.

Иные документы


С такой же тщательностью создаются документы, отражающие процессы трудовой деятельности:

  1. переводы,
  2. отпуска,
  3. различные изменения и дополнения к должностным инструкциям и трудовым договорам.

Особенно внимательно нужно относиться к процессу увольнения.

Не всегда сотрудник и администрация расстаются по взаимному согласию. Если не провести всю процедуру увольнения с максимально точностью в рамках законности, могут возникнуть проблемы.

Судебная практика последних лет доказывает, что судами чаще принимается сторона сотрудника, нежели администрации предприятия.

Курсы кадрового делопроизводства в Москве помогут проработать пошаговую инструкцию действий сотрудников бухгалтерии, или кадровых служб в сложных ситуациях, связанных с сокращением штатов, или увольнением отдельного сотрудника в непростых условиях.

Квалифицированный бухгалтер – это тот сотрудник, в котором нуждается каждый работодатель, ведь он способен не только предвидеть, но и, в сложной ситуации, спасти репутацию компании.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Читать еще:  Водолей. Планета, камни, цвета, талисманы, цветы, деревья, символы, счасиливые числа

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик». Если Вы не являетесь подписчиком, то можете либо оплатить онлайн доступ к некоторым процедурам либо подписаться на журнал (

5 руб./день) >>
Подписка даст Вам доступ к материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок «Трудовые книжки» (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
  • большая справочная база, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик» (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
  • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

  • Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
  • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
  • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. «

Читать еще:  Невропатия n peroneus sin аксонального типа. Заболевания периферической нервной системы

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью » Штатное расписание: форма и содержание «. Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать статью: » Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю» и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем методичку: «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Источники:

http://buhguru.com/buhgalteria/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya.html
http://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kadrovoye-deloproizvodstvo-s-nulya—poshagovyye-instruktsii-2017
http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/drugie/kadrovoe_deloproizvodstvo_s_nulya_poshagovoe_rukovodstvo/

Ссылка на основную публикацию
Статьи на тему:

Adblock
detector